仕事で必要な情報収集や勉強のために、IT関連のカンファレンスやセミナーに行くことがある。メールマガジンやダイレクトメールをみると、景気がなかなか上向かないとはいえ、小さなものから大きなものまで、毎日のように各所で各社がさまざまな切り口でセミナーを開催している。
そこでたまにですけど、講演の開始を待っていると、「まだお見えになっていない方がいらっしゃいますので、開始時刻を少々遅らせていただきます。今しばらくお待ちください」とかなんとかアナウンスが流れてきて待たされるときがある。まあ、わたしの場合はだいたいがそんなに急ぐことがない日にセミナーに来ていることが多いので、言われたとおり「はいはい」と言って（声は出しません）、お行儀よく席で開始を待つことになる。きちんと時間を守ってきたものたちより、遅れてくる人たちにあわせるというのはいかがなものか、と少しは思いますが、それほど目くじらをたてるほどのことでもないですし。
ところで、驚くことに記者発表会でも同じようなことがまれにあるというではないですか！
プレスリリースの話をつづけます。実務編です。
財団法人地方自治情報センターは3月18日、地方公共団体から発信される情報のファイル形式について、文書ファイルはHTML、スキャンファイルはJPEG、表形式ファイルはCSVを使い、容量が大きいPDFやExcelは避けましょうと呼びかけた。詳細はこちらで。
これは「被災して情報を取得することが困難な状況にある地方公共団体に向け」発信されたものである。しかし、その他の政府・官公庁、企業でもプレスリリースやIR資料などさまざまな公開情報をPDFでホームページにアップしているところが少なくないとすると、緊急事態でなくとも一考の余地があるでしょう。
情報を受け取る相手の環境に想像を巡らすことが必要であるという点では、プレスリリースをメディアに送る方法にも同じことがいえる。
もうかれこれ4年も前のことになるのだけれど、2007年3月31日付朝日新聞土曜朝刊別刷り「be」にアートディレクターの佐藤可士和氏のインタビューが掲載されていた。SMAPのCDジャケットのデザインや明治学院大学のブランド作りなどで有名な人である。
その記事の中で氏は、自らの仕事はコミュニケーション・コンサルタントであって、「相手から答えを引き出すこと」であり、「本当はあなた、こうしたいんじゃないの？ということをズバッとつかんで、鮮やかに解決したい」と言っている。
当時独立して一年が経とうとしていたわたしは、分野は違うけどそんなふうに仕事したいなと思って、記事を残しておいたのだが、先週事務所の整理をしていたら切り抜きが出てきた（大事な記事なのに整理が悪い）。
そのインタビューは、なぜ人の記憶に残る広告が作れるのか、という問いに対し、「僕が『広告は、見てもらえないもの』だと思って、作っているからでしょう。」とパラドキシカルに答えるところから始まる。
記者発表会のお話が続いていましたので、実務編をひとつ。
発表会場のセッティングで気を配らなければいけないことはいくつかあるけれど、記者席からみて前方の、スクリーン、発表者の席、演台、そして広報が行う司会場所の配置は案外大事である。ただ用意すればいいというものではない。
大昔、とある外資系のIT製品のマーケティング部門にいた頃、プレスカンファレンスを10時くらいに開始してしまったことがあります。会社は9時始まりだから、10開始で、別に早すぎないという認識だったのですが、ダメでした。記者があまり集まりませんでした。
そして、遅刻して途中から入ってくる方がぞろぞろ。そのときにはすでに社長の挨拶も終わっており、その中には、是非記事に引用してもらいたいキメ台詞もあったのに・・・
何故記者が遅れてくるのかがわかったのは、自分が記者になってからでした。
以前、ある記者の方が言っていました「エンタープライズ系の発表会にいくと、●●●●社の記者の方とと広報の方が親しげに盛り上がっちゃって、自分はちょっと近寄れない・・・」と。なんだかすごくアウェイな感じを持たれたようでした。
初めて記者会見をやってみるという新進気鋭の会社の場合、会場に、スピーカーではない、営業担当者なども同席することがあります。理由はさまざまで、社員が少ないから会場準備を手伝ってくれてそのままいる場合もあれば、発表する製品の売上に責任があるので、会見内容も見守りたい、今後のために見ておきたい、という場合もあるでしょう。
スピーカーとマーケ（広報）担当は綿密な打ち合わせをしており、FAQも準備していますから、何を聞かれても大丈夫な状態になっていても、この見学社員が、ぶらさがり（終わった後に記者が前に出てきてスピーカーを取り囲んで質問する）のときに勝手な自論を述べたり、社内では当たり前だけど社外には出していないことを話してしまったりすると大変なことになってしまいます。
